Corrupte inkoper Leenbakker incident ?

De retail-inkoopmarkt werd vorige week opgeschrikt door het bericht dat Leenbakker een inkoper heeft moeten ontslaan. Het bedrijf ontdekte dat de banden met een leverancier wel erg nauw waren en op een bankrekening in Zwitserland geld was gestald.

Gelukkig horen we niet zo vaak dit soort berichten. Het blijven incidenten. Vraag is alleen: is dat wel zo ?  Mijn ervaring in het inkoopvak, o.a. als inkoopdirecteur en met het opzetten en runnen van een inkoopkantoor in Hongkong met een netwerk van kantoren in heel Azië, heeft me wel wijzer gemaakt. Waar moet een (inkoop)directie van een retailketen op letten om te voorkomen dat de banden van inkopers en leveranciers/agenten te hecht worden?  En wat kan je er aan doen om het te voorkomen?

Porsche

Ik heb een aantal fraaie staaltjes gezien van inkopers die dachten dat ze zich alles konden permitteren. Zoals bv. de inkoper die zo bevriend was met zijn leverancier in het verre oosten dat de man voor zijn jaarlijkse bezoek aan Europa apart een Porsche had aangeschaft. Laat nou de inkoper hier gewoon in rond mogen rijden. De wagen moest uiteindelijk zijn toeren maken, dus dat was logisch. Je moest er vooral niets achter zoeken. Of de inkopers die vooral niet wilden dat je als inkoopkantoor hun beste leveranciers bezocht. Dat ware oude banden, die mocht je niet doorkruisen met allerhande nieuwerwetse systemen, dat zou de relatie kunnen schaden, die juist zo zorgvuldig was opgebouwd en zo winstgevend was voor de zaak!

Wat dacht je van de inkopers die met geen mogelijkheid te bewegen waren nieuwe leveranciers te bezoeken.  Het werkt toch goed zo, waarom moeilijk doen ?

Liever een lagere agentencommissie

Probleem is dat de algemene directie weinig inkoopervaring heeft, vrijwel nooit leveranciers bezoekt en zich graag laat overtuigen door doorgewinterde inkopers.  En inkoopdirecties laten zich graag inpakken door leveranciers op hun jaarlijkse rondtocht langs de leveranciers. Zorgvuldig georkestreerd door de inkopers en/of hun agenten. Ze discussiëren liever over een scherpere commissie dan na te denken over te enge banden van inkopers en leveranciers. Overigens ook een kritiek punt, de relaties met agenten: een lage commissie (zeg beneden de 5 à 6 %), lokt onherroepelijk corrupte agenten en/of hun medewerkers uit! Je betaalt een hoge(re) prijs dan de lage prijs die je betaalt!

Hoe te voorkomen ?

Ik durf de volgende inkoop-leverancier-guide-line- te presenteren:

• oudere inkopers die al jaren op een pakket zitten, moeten tegen zichzelf beschermd worden: 3 jaar, max. 4 jaar op een pakket
• hoe worden claims afgehandeld en hoe stelt de inkoper zich in dat geval op tov de leverancier ? 
• een vendor-rating systeem moet beoordelen of leveranciers goed presteren:

o   doorverkoop percentage voor afprijzen

o   leverbetrouwbaarheid (timing & kwaliteit)

o   logistieke kwaliteit leveranties e.d.

• ieder jaar 10 % nieuwe leveranciers en 10 % eruit (mede op basis van vendor-rating systeem)
• intensieve begeleiding inkopers in selectieproces (nieuwe) leveranciers
• externe agenten en leveranciers (eventueel separaat van inkopers) bezoeken en goed observeren hoe inkoper en leverancier samenwerken.

De Maxeda case & procurement

Wat ook van belang kan zijn is een actief ‘procurement-traject’. Met name binnen concerns met verschillende retailformules is het zeer interessant en lucratief om inkoopcondities te vergelijken en inkopers te dwingen samen te werken met collega's van zusterondernemingen. De Hema heeft toen het nog onderdeel van het Maxeda concern was, op die manier haar handdoekencollectie 25 % goedkoper kunnen inkopen, terwijl ze dachten wereldkampioen te zijn! Inkopers zijn zeer terughoudend om hun bronnen prijs te geven. Dat alleen al is een vreemd signaal.

Laten we voorop stellen dat corruptie in de Nederlandse inkoopmarkt uitzonderingen blijven, maar voorkom van de gelegenheid de man (of de vrouw) te maken !

BEK boeken uit Veghel verkocht aan Abel Slippens

Minder bekend buiten de regio, maar wereldberoemd in de regio rondom Veghel, BEK boeken. Een groot en sfeervol pand met een grote verzameling aan boeken, tijdschriften, kantoorartikelen, luxe pennen en lederwaren, houten kinderspeelgoed en een grote professionele afdeling met schildersattributen, in het centrum van de plaats, met een eigen parkeerterrein. BEK boeken, een verborgen Brabantse parel, in die lastige boekenmarkt, heeft ineens zicht op een nieuwe fonkelende toekomst.

niche markt in een kleine stad: een lastige mix!

In de zomer werd ik benaderd door de bedrijfsleidster van de zaak met het verzoek of ik haar kon helpen bij het managen van de zaak waar ze enkele maanden ervoor was gestart en het nadenken over de toekomst van het bedrijf. Een begrip in de regio, maar met sterk teruglopende omzetten in een stad waar de leegstand toeneemt en steeds meer klanten  wegvloeien naar andere steden in de regio. Dat de boekenmarkt het zwaar heeft is inmiddels bij een groot publiek bekend, helemaal na de publiciteit rondom ondergang en wederopstanding van Polare. Vooral regionale boekhandelaren hebben het zwaar omdat ze het moeten hebben van hun assortiment tegenover het geweld van de ‘snelle jongens’ met de top zoveel stapels op traffic locaties. Boeken lezen wordt steeds minder vanzelfsprekend, vooral bij de jongere doelgroepen. E-books,internet (inmiddels 1/3^de van de boekenomzet), crisis, wegvallen van schoolboeken: kortom vlek-op-vlek !

commercie een vies woord

Probeer in deze markt maar iets origineels te bedenken. En dat is toch gelukt.

Allereerst hebben we moeten vaststellen dat bij veel eigenaren van boekhandels het woord commercie een vieze lading heeft. Boeken verkopen is een roeping, een uit de hand gelopen hobby! Het professioneel runnen van een retailbedrijf heeft daar vaak weinig mee te maken. Activiteiten ontplooien, zichtbaar worden en assertief inspelen op markt en concurrentie, dat zit hen niet in het bloed. Dus daar zaten de eerste mogelijkheden: actief zijn, mensen prikkelen naar de zaak te komen en rondom allerlei onderwerpen iets organiseren en laten beleven.

wake-up call

Voor de aandeelhouders, die op afstand bij de zaak betrokken waren, was het een eye-openener om de zaak eens scherp doorgelicht te zien: waar staan we, wat zijn de voorspellingen voor de nabije toekomst, wat moeten we doen om het lek te dichten en hoeveel gaat dat kosten ? Die duidelijkheid hebben we scherp kunnen presenteren: Ja het gaat slecht, zelfs slechter dan de markt, Ja er zal nog meer geld bij moeten en Ja er zijn wel degelijk kansen. Dat kan alleen maar met een professionele aanpak en professionele tools, zoals betrouwbare managementinformatie, budgetteringssysteem etc. En een professioneel team die het moet kunnen uitvoeren.

het is niks en het wordt niks !

Een van de adviseurs van het bedrijf was de bekende ondernemer Abel Slippens, voormalig topman van Sligro. Kritisch heeft hij het proces gevolgd en getoets op zijn eigen zoektocht naar oplossingen voor de zaak in het verleden. Hij liet constant zijn ongezouten mening horen: het was niks, het is niks en het wordt niks. En de familie had weinig reden om aan zijn woorden te twijfelen. Waarschijnlijk speelde de ondergang van Siebel, waar hij als aandeelhouder nauw bij betrokken was, een rol in zijn defaitistische houding.

volslagen verrast

Het plan heeft zijn effect niet gemist. De familie kon op basis van harde feiten beoordelen hoe de zaak er voor stond, wat de potentie was en de kosten verbonden aan het realiseren van de ‘turn-around’. Onverwacht effect was dat Abel Slippens kennelijk door kreeg dat er wel degelijk kansen waren met de formule en het een experiment waard is! Volslagen verrast kreeg ik vorige week het bericht van de enthousiaste manager dat de zaak wordt overgenomen en belangrijke onderdelen van mijn plan worden gerealiseerd. Ik durf het een groot succes te noemen in deze markt en branche een boekwinkel in een kleine plaats met maar 36.000 inwoners verkocht te krijgen: in impuls voor de stad en regio!

Lessons learned

1. er is wel degelijk een toekomst voor actieve (retail)ondernemers met een scherpe geest gericht op de nieuwe ontwikkelingen, ondernemerschap en een goed plan,
2. doorlopende activiteitenstroom, creativiteit en passie worden beloond,
3. het loont de moeite te investeren in externe denkkracht,
4. het loopt altijd anders dan je verwacht !