Corrupte inkoper Leenbakker incident ?

De retail-inkoopmarkt werd vorige week opgeschrikt door het bericht dat Leenbakker een inkoper heeft moeten ontslaan. Het bedrijf ontdekte dat de banden met een leverancier wel erg nauw waren en op een bankrekening in Zwitserland geld was gestald.

Gelukkig horen we niet zo vaak dit soort berichten. Het blijven incidenten. Vraag is alleen: is dat wel zo ?  Mijn ervaring in het inkoopvak, o.a. als inkoopdirecteur en met het opzetten en runnen van een inkoopkantoor in Hongkong met een netwerk van kantoren in heel Azië, heeft me wel wijzer gemaakt. Waar moet een (inkoop)directie van een retailketen op letten om te voorkomen dat de banden van inkopers en leveranciers/agenten te hecht worden?  En wat kan je er aan doen om het te voorkomen?

Porsche

Ik heb een aantal fraaie staaltjes gezien van inkopers die dachten dat ze zich alles konden permitteren. Zoals bv. de inkoper die zo bevriend was met zijn leverancier in het verre oosten dat de man voor zijn jaarlijkse bezoek aan Europa apart een Porsche had aangeschaft. Laat nou de inkoper hier gewoon in rond mogen rijden. De wagen moest uiteindelijk zijn toeren maken, dus dat was logisch. Je moest er vooral niets achter zoeken. Of de inkopers die vooral niet wilden dat je als inkoopkantoor hun beste leveranciers bezocht. Dat ware oude banden, die mocht je niet doorkruisen met allerhande nieuwerwetse systemen, dat zou de relatie kunnen schaden, die juist zo zorgvuldig was opgebouwd en zo winstgevend was voor de zaak!

Wat dacht je van de inkopers die met geen mogelijkheid te bewegen waren nieuwe leveranciers te bezoeken.  Het werkt toch goed zo, waarom moeilijk doen ?

Liever een lagere agentencommissie

Probleem is dat de algemene directie weinig inkoopervaring heeft, vrijwel nooit leveranciers bezoekt en zich graag laat overtuigen door doorgewinterde inkopers.  En inkoopdirecties laten zich graag inpakken door leveranciers op hun jaarlijkse rondtocht langs de leveranciers. Zorgvuldig georkestreerd door de inkopers en/of hun agenten. Ze discussiëren liever over een scherpere commissie dan na te denken over te enge banden van inkopers en leveranciers. Overigens ook een kritiek punt, de relaties met agenten: een lage commissie (zeg beneden de 5 à 6 %), lokt onherroepelijk corrupte agenten en/of hun medewerkers uit! Je betaalt een hoge(re) prijs dan de lage prijs die je betaalt!

Hoe te voorkomen ?

Ik durf de volgende inkoop-leverancier-guide-line- te presenteren:

• oudere inkopers die al jaren op een pakket zitten, moeten tegen zichzelf beschermd worden: 3 jaar, max. 4 jaar op een pakket
• hoe worden claims afgehandeld en hoe stelt de inkoper zich in dat geval op tov de leverancier ? 
• een vendor-rating systeem moet beoordelen of leveranciers goed presteren:

o   doorverkoop percentage voor afprijzen

o   leverbetrouwbaarheid (timing & kwaliteit)

o   logistieke kwaliteit leveranties e.d.

• ieder jaar 10 % nieuwe leveranciers en 10 % eruit (mede op basis van vendor-rating systeem)
• intensieve begeleiding inkopers in selectieproces (nieuwe) leveranciers
• externe agenten en leveranciers (eventueel separaat van inkopers) bezoeken en goed observeren hoe inkoper en leverancier samenwerken.

De Maxeda case & procurement

Wat ook van belang kan zijn is een actief ‘procurement-traject’. Met name binnen concerns met verschillende retailformules is het zeer interessant en lucratief om inkoopcondities te vergelijken en inkopers te dwingen samen te werken met collega's van zusterondernemingen. De Hema heeft toen het nog onderdeel van het Maxeda concern was, op die manier haar handdoekencollectie 25 % goedkoper kunnen inkopen, terwijl ze dachten wereldkampioen te zijn! Inkopers zijn zeer terughoudend om hun bronnen prijs te geven. Dat alleen al is een vreemd signaal.

Laten we voorop stellen dat corruptie in de Nederlandse inkoopmarkt uitzonderingen blijven, maar voorkom van de gelegenheid de man (of de vrouw) te maken !